4. Réglages

4.1 Gestion du profil

Gestion de vos données : nom de la flotte, identifiant, adresse e-mail, modification du mot de passe, …

4.2 Paramètres généraux

Ensemble des paramètres à compléter pour permettre le suivi précis et correcte des véhicules d’une flotte.

4.2.1 Logo de la flotte

Personnalisation de la plateforme avec le logo de la société.

Choisir un fichier : sélectionner le fichier/ ouvrir.

Le fichier doit être au format image (PNG, JPG, GIF) et ne pas peser plus de 4 Mo.

4.2.2 Nomination des véhicules

Choisir l’intitulé sous lequel les véhicules apparaitront dans les différents suivis :

Identifiant : seul l’identifiant du véhicule apparait ;
Identifiant (Marque + Modèle) : seul l’identifiant du véhicule apparait accompagné de sa marque et son modèle entre parenthèses ;
Identifiant (Immatriculation) : seul l’identifiant du véhicule apparait accompagné de son immatriculation entre parenthèses ;
Immatriculation : seule l’immatriculation du véhicule apparait ;
Immatriculation (Identifiant) : seule l’immatriculation du véhicule apparait accompagnée de son identifiant entre parenthèses ;
Immatriculation (Marque + Modèle) : seule l’immatriculation du véhicule apparait accompagnée de sa marque et son modèle entre parenthèses ;
Marque + Modèle (Identifiant) : seuls la marque et le modèle du véhicule apparaissent accompagné de son identifiant entre parenthèses ;
Marque + Modèle (Immatriculation) : seuls la marque et le modèle du véhicule apparaissent accompagné de son immatriculation entre parenthèses.

4.2.3 Cartographie

Liste des options des trajets et des véhicules apparaissant sur la carte (voir 2. Carte).

Rassembler les véhicules par groupe dans la colonne latérale gauche ;
Afficher le nom du conducteur ;
Carte en plein écran par défaut ;
Masquer les points de position des trajets ;
Par défaut, afficher les adresses lors de la sélection d'un véhicule sur la carte ;
Afficher les heures par défaut sur chaque point du trajet ;
Masquer les véhicules non sélectionnés sur la carte.

4.2.4 Icône par défaut

Sélectionne l’icône apparaissant par défaut sur les différentes cartes

4.2.5 Prix des carburants

Prix du diesel, de l’essence, du LPG et de l’électricité à compléter selon la valeur actuelle afin d’obtenir les coûts de consommation dans les rapports.

4.2.6 Alarmes

Adresses e-mail vers lesquelles seront envoyées les alarmes. Il est possible d’encoder plusieurs adresses e-mail en les séparant par un point-virgule ( ; ).

Afin de recevoir les alarmes, il faut donner l’autorisation de recevoir les notifications. Si cela a été refusé, il est toujours possible de changer ce choix en cliquant dans votre browser (généralement en haut à gauche de l’adresse).

4.2.7 Rapports

Trajets : détermine la base de calcul d’un trajet : le début et la fin du trajet sont balisés soit par l’après-contact soit par le premier et dernier mouvement détecté
Coûts : détermine l’unité du calcul des coûts, soit au km, soit par heure. Ce paramètre peut être réglé individuellement sur chaque véhicule (voir 4.3. Gérer les véhicules).

4.2.8 Page d’accueil

Choix de la page d’accueil : détermine l’affichage des véhicules sur la page d’accueil : soit sous forme de liste indiquant les véhicules, leurs positions, leurs états, … ; soit sous forme de carte où la position des véhicules est indiquée.
Tri : choix de l’ordre dans lesquels apparaissent les véhicules : par défaut, par identifiant, par immatriculation

4.2.9 Gestion des dépenses

Recevoir un e-mail à chaque fois qu'un conducteur ajoute ou met à jour une dépense

4.3 Gérer les véhicules

Liste des véhicules de la flotte. En cliquant sur l'en-tête d'une colonne, le tableau se réordonne selon la donnée cliquée.

Ces données sont exportables au format .XLSX.

4.3.1 Fiche véhicule

Dans la liste des véhicule, en cliquant sur l'icône de modification (

), la page est redirigée vers la fiche véhicule, séparée en plusieurs onglets :

Véhicule : affiche un résumé des données du véhicule. Le bouton Modifier en bas de page permet d'éditer les informations relatives au véhicule (immatriculation, consommation, coûts, groupe, …) ;
Maintenances : gère la maintenance du véhicule, permet de planifier une maintenance ou ajouter une maintenance effectuée (voir 4.8 Gérer les maintenances) ;
Dépenses : ajouter ou consulter les dépenses relatives au véhicule (voir 4.9 Gérer les dépenses) ;
Fichiers : déposer les documents du véhicule (ex : carte grise, carte verte, …) ;
Alarmes : créer des alarmes pour le véhicule (voir 4.7 Gérer les alarmes).

4.3.2 Modifications groupées

Au-dessus à droite de la liste se trouve un bouton Modifications groupées qui permet d’appliquer les modifications à plusieurs véhicules en une seule fois :

Cocher les données à modifier ;
Encoder les nouvelles valeurs ;
Tout en bas, cocher les véhicules auxquels appliquer ces modifications ;
Terminer en cliquant sur le bouton Modifier en bas de page.

4.3.3 Groupes

A droite de la liste des véhicules se trouve la liste des groupes de véhicules. En cliquant sur le bouton "Ajouter un groupe", un formulaire apparait, dans lequel il faut entrer le nom du groupe et un éventuel groupe parent.

Assigner un groupe à un véhicule se fait via la fiche véhicule (voir 4.3.1 Ficher véhicule).

Si un véhicule est lié à un sous-groupe et qu'on filtre sur base du groupe auquel ce sous-groupe appartient, tous les véhicules attachés au sous-groupe apparaitront.

4.4 Gérer les conducteurs

Liste des conducteurs

Possibilité par conducteur de modifier, de supprimer, de voir les fichiers, de consulter le calendrier

Ajouter un conducteur : formulaire à remplir pour ajouter un nouveau conducteur à la liste
Voir le calendrier : permet de voir le planning des conducteurs et d’y encoder les absences (qui apparaitront dans Payroll).

Actions :

Modifier le conducteur : nom, e-mail ,…
Rappels : créer un rappel
Dépenses : ajouter une dépense (avec possibilité d’y ajouter un fichier ou une photo)
Fichiers : ajouter les fichiers propres au chauffeur (permis, carte identité, …)
Voir le calendrier : Planning propre au conducteur + lien vers secrétariat social + Gestion de missions mais peut switcher vers tous les chauffeurs

4.5 Gérer les beacons (en option)

Ajouter un Beacon : Merci de contacter notre support pour ajouter un nouveau beacon : support@bizztrack.eu
Beacon connecté : Beacon repéré actuellement dans/ ou à proximité immédiate d’un ou plusieurs véhicules
Beacon déconnecté : Beacon absent des véhicules
Possibilité de modifier le nom d’un beacon : Actions

4.6 Gérer les zones géographiques

Ajouter une zone : remplir les champs afin de créer une nouvelle zone.
- Nom de la zone ;
- Catégorie de la zone : sélectionner le type de catégorie ;
- Rechercher une adresse : trouver rapidement une adresse afin de créer une zone ;
- Sur le plan, via la palette d'outils : possibilité de créer un cercle autour d’un point précis ou de créer une forme particulière ;
  
  Attention de ne pas trop restreindre la zone, cela pourrait empêcher de détecter le véhicule dans la zone. Exemple : un véhicule garé dans une rue relativement éloignée
- Coordonnées relatives à la zone (facultatif).
Import des zones : permet d’importer au format .CSV les zones géographiques créées, par catégorie.
Créer une catégorie : créer une nouvelle catégorie
Possibilité de filtrer les zones par catégories

4.7 Gérer les alarmes

Gérer les alarmes par flotte : Cliquer sur Actions pour créer les différentes alarmes par flotte ;
Gérer les alarmes par groupe de véhicules : Cliquer sur Actions pour créer les différentes alarmes par groupe de véhicules ;
Gérer les alarmes par véhicule : Cliquer sur Actions pour créer ou modifier les alarmes par véhicule afin d’être averti par e-mail et par notification sur le navigateur
- Modifier ou supprimer une alarme
- Ajouter une alarme : cliquer sur ajouter l’alarme souhaitée en ayant au préalable rempli les champs (ex : choix de la zone, choix des heures).

~~Remarque :~~

Vous devez accepter les notifications et/ou avoir encodé une adresse e-mail afin d’être averti qu’une alarme se ~~déclenche.~~

déclenche (voir 4.2.6 Alarmes.

4.8 Gérer les maintenances

Planifier une maintenance : remplir les champs afin d’être averti d’une nouvelle maintenance et cliquer sur « Enregistrer » pour l’ajouter.
Possibilité de cliquer sur « Répéter » afin d’avoir un alerte automatique de la maintenance par date, par kilométrage, par nombre d’heures, …
Ajouter une maintenance effectuée : Ajouter une maintenance imprévue.

4.9 Gérer les dépenses

Permet d’encoder les différentes dépenses d’un véhicule ou d’un chauffeur et d’ensuite créer un rapport de dépenses sur une période sélectionnée.

Ajouter une dépense en cliquant sur le bouton et en remplissant les différents champs tels que véhicule, montant de la dépense, date, description, …

Il est possible rapidement modifier la recherche en sélection un groupe, un véhicule, un conducteur ou une autre période.

Ajouter une dépense : remplir les champs afin de créer une nouvelle dépense relative au véhicule sélectionné
Possibilité de filtrer par groupe, par véhicule, par conducteurs, …
Catégories : créer une nouvelle catégorie de dépenses (exemple : entretien, pneu,…)

Il est possible de rapidement sélectionner un véhicule dans le menu déroulant à droite.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

4.10 Rapports planifiés

Recevoir un rapport existant par email, à la fréquence choisie.

Planifier un rapport : Choix du type de rapport, de la fréquence, du format souhaité et pour le/les véhicule(s) sélectionné(s)

Ajouter l’adresse email à laquelle le rapport doit être envoyé.

4.11 Gérer les comptes invités

Permet de créer un nouvel accès à la plateforme.

Ajouter un compte invité :

Remplir les différents champs de données pour le nouvel identifiant ;
Expiration : date limite de la connexion ;
Choix du groupe ou des groupes auxquels le nouvel identifiant aura accès ;
Choix des véhicules auxquels le nouvel identifiant aura accès ;
Choix des droits et autorisations auxquels le nouvel identifiant aura accès.

Attention, si aucun véhicule ni groupe n’est sélectionné, l’accès sera donné à l’ensemble des véhicules.