Manuel d'utilisation

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1. Accueil

1.1 Eco-Score de la flotte ce mois-ci (en option)

Score d’écoconduite de l’ensemble des véhicules d’un flotte.

Ce score apparaît si votre flotte dispose de l’option écoconduite et que celle-ci a été sélectionnée dans les paramètres généraux : Réglages / Paramètres Généraux / Page d’accueil : afficher l’éco-score de la flotte sur la page d’accueil > oui

Voir rapport d’ecoconduite : 3.4 Rapports d’ecoconduite

1.2 Votre flotte

Il est possible de filtrer les véhicules en tapant le nom, marques, ID,… du véhicule dans la case Filtrer les véhicules. Il est également possible de sélectionner un groupe, créé au préalable (voir 4.3 Gérer les véhicules).

1.2.1 Véhicules en déplacement

Liste des véhicules actuellement en déplacement. Ce tableau peut contenir :

1.2.1.1 Véhicules

Liste l’ensemble des véhicules de la flotte en mouvement actuellement : modèle, plaque, ID du véhicule

1.2.1.2 Etat

Affiche les données des véhicules en déplacement telles que :

la durée depuis laquelle le véhicule roule ;
le kilométrage total estimé du véhicule (donné par satellite, ce qui explique la différence avec le kilométrage compteur, sauf si le véhicule est équipé de canbus) ;
le niveau de la batterie de l’unité (en fonction du type de véhicule ex : remorque) ;
beacons (identifiant d’un outil présent dans le véhicule) ;
la température (température actuelle des sondes placées dans le véhicule) ;
son statut stationnaire ;
l’identification du chauffeur si variable ;
le niveau de carburant (option) ;
les tours/minute (option) ;
PTO – Power Take Off.

1.2.1.3 Vitesse

Vitesse du véhicule en temps réel, calculée par GPS.

1.2.1.4 Localisation

Affiche la localisation du véhicule en temps réel. Si le véhicule se situe dans une zone géographique préenregistrée, son nom apparaitra. (en cliquant dessus, il est possible de la modifier). Dans le cas contraire, une icône en forme de punaise sera présente à la fin de l'adresse. En cliquant sur la punaise, il est possible de créer une zone géographique centrée sur la position actuelle (voir 4.6. Gérer les zones géographiques).

1.2.1.5 Actions

Rapport quotidien : ensemble des trajets effectués par le véhicule au cours de la dernière journée où le véhicule a roulé (voir 3.2.1 Rapport quotidien par véhicule) ;
Rapport mensuel : ensemble des trajets effectués par le véhicule au cours du mois en cours (voir 3.2.2 Rapport de synthèse par véhicule) ;
Trajets du jour : ensemble des trajets visibles sur une carte ;
Suivi du véhicule : suivi du véhicule en temps réel sur la carte.

1.2.2 Véhicules à l’arrêt

Liste des véhicules actuellement à l’arrêt.

Ce tableau reprend les mêmes options que les véhicules en déplacements (voir 1.2.1 Véhicules en déplacement).

1.2.3 Véhicules hors couverture

Liste des véhicules actuellement hors réseau ou hors couverture satellite. Si un véhicule reste anormalement longtemps hors couverture, merci de le signaler à support@bizztrack.eu.

2. Carte

Permet de visualiser l’ensemble des véhicules de la flotte sur une carte interactive.

2.1 Colonne latérale gauche

Au-dessus de la colonne latérale gauche, vous retrouverez 4 onglets :

2.1.1 Suivi

Liste l'ensemble des véhicules de votre flotte, avec la possibilité d'effectuer une recherche parmi les véhicules. A chaque véhicule est associé un code couleur :

Vert : le véhicule roule ;
Rouge : le véhicule est à l'arrêt ;
Noir : le véhicule est stationnaire (à l'arrêt contact allumé) ;
Orange : le véhicule est hors couverture.

Pour chaque véhicule, vous retrouvez un raccourci () pour modifier ses informations (voir 4.3: Gérer les véhicules).

En cliquant sur un véhicule, la carte se centrera et zoomera sur lui. Une nouvelle colonne s'ouvrira à droite, affichant son historique du jour (voir 2.3 Colonne latérale droite).

Un clic droit sur le bouton de la souris, sur un véhicule, ouvre un menu proposant :

Historique : historique des trajets de ce véhicule, par défaut sur le jour actuel. Il est possible de changer de véhicule ou d’en un ajouter d’autres (menu déroulant en haut). La date est également modifiable ;
Rapport : une nouvelle fenêtre s’ouvre vers le rapport quotidien du véhicule (voir 3.2.1 Rapport quotidien par véhicule) ;
Voir sur Google Maps : ouvre une fenêtre permettant de directement calculer un itinéraire à partir de cette position sur Google Maps ;
Modifier le véhicule : permet de directement modifier les paramètres du véhicule (voir 4.3: Gérer les véhicules).

Sous la liste, vous avez la possibilité de filtrer les véhicules par groupe (voir 4.3: Gérer les véhicules), compte invité (voir 4.11 Gérer les comptes invités) ou statut.

2.1.2 Historique

Permet la recherche de l’ensemble des trajets d’un véhicules en fonction des dates et heures voulues. Si la case Masquer les véhicules est cochée, cela cachera les véhicules sur la carte afin de ne pas perturber la lisibilité.

En cliquant sur Voir l'historique, l'ensemble des trajets pour la période choisie apparaitra sous forme de liste dans la colonne gauche et sous forme de tracés sur la carte.

2.1.2.1 Liste des trajets

Chaque trajet est assigné à une couleur, que vous retrouverez sur le tracé sur la carte. Via les cases à cocher, vous pouvez décider des trajets à afficher/masquer sur la carte. La case à cocher situé dans l'en-tête de la liste, à gauche de Trajets, affiche/masque l'ensemble des trajets en une fois.

2.1.2.2 Trajets sur la carte

Chaque trajet sur la carte est représenté par une couleur, que vous retrouverez dans la colonne de gauche. Chaque arrêt est représenté par une bulle numérotée. En cliquant dessus, vous obtiendrez plus de détails sur le trajet. Chaque boule sur le trajet représente un enregistrement GPS. En les survolant avec la souris, on obtient l'heure précise du point et la vitesse enregistrée.

2.1.3 Recherche

Permet de voir les véhicules présents ou à proximité à une adresse précise, en l’encodant dans l’espace prévu à cet effet. Il est également possible d’effectuer cette recherche par zone, si celle-ci a été créée au préalable (voir 4.6. Gérer les zones géographiques).

2.1.4 Réglages

Paramètres d’affichage de la carte à sélectionner selon les choix de l’utilisateur.

2.2 Carte centrale

Dans le coin supérieur gauche de la carte, vous pouvez choisir entre la vue Plan et la vue Satellite. Dans le coin inférieur droit, vous retrouverez l'option Street View : cliquer sur le bonhomme orange, laisser le bouton de la souris appuyé, glisser le bonhomme jusqu'à la rue que vous souhaitez voir et lâchez le bouton de la souris.

Sur la carte même, les différents véhicules apparaissent avec le même code couleur par statut que dans la colonne de gauche (voir 2.1.1 Suivi). La flèche à droite du nom ou de l'icône du véhicule indique la direction prise par le véhicule. Si vous cliquez sur le véhicule, la colonne latérale droite s'ouvrira avec l'historique du jour (voir 2.3 Colonne latérale droite) et une infobulle apparaitra avec les dernières informations connues (date de la dernière position, vitesse, direction, etat, etc), ainsi que deux liens :

Voir sur Google Maps : permet de déterminer le temps restant jusqu’à destination ;
Modifier véhicule : permet de modifier immédiatement les paramètres du véhicule (voir 4.3: Gérer les véhicules).

2.3 Colonne latérale droite

Lorsque vous cliquez sur un véhicule (depuis la carte ou depuis la colonne de gauche), une nouvelle colonne s'ouvre à droite avec l'historique du jour. Vous avez la possibilité de modifier la plage de dates via les 2 champs en haut de la colonne.

Si le véhicule est équipé d'un tachygraphe, vous aurez également un résumé des heures de la période sélectionnée (travail, conduite, repos, disponible).

Les différents trajets se présenteront sous forme d'un tableau avec les différentes informations :

Début : heure à laquelle le véhicule a démarré ;
Fin : heure à laquelle le véhicule s'est arrêté ;
Durée : durée du trajet ;
Distance : distance parcourue ;
: raccourci menant à la position de départ dans la liste des positions enregistrées par le véhicule ;
: lien permettant d'afficher plus de détails sur le trajet :
- Les adresses de départ et d'arrivée apparaitront sous les données du trajet, dans la colonne de droite ;
- Le tracé du trajet apparaitra sur la carte (en passant la souris sur un point du trajet, l'heure et la vitesse apparaitront au survol).

3. Rapports

3.1 Rapport d’arrêt

Créer un rapport des arrêts de véhicules et/ou de chauffeurs, sur une zone sélectionnée et sur une période à déterminer.

Ca rapport répertorie, jour par jour, le temps total passé sur la zone sélectionnée par le(s) véhicule(s)/chauffeur(s) choisi(s) en précisant les heures d'arrivée et de départ.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.2 Rapports de véhicules

3.2.1 Rapport quotidien par véhicule

En sélectionnant un véhicule et une date (un seul jour), un rapport se crée détaillant l’ensemble des données de chaque trajet de ce véhicule sur le jour déterminé.
La chronologie affiche une ligne du temps reprenant chaque trajet et permettant de consulter les endroits où le véhicule a été stationnaire (en cliquant sur un trait noir « stationnaire », une fenêtre s’ouvre dans Google maps montrant l’endroit précis où le véhicule s’est arrêté). Il est également possible de connaitre les périodes où tout signal numérique a été actif (gyrophare, sirène, …)
Le graphique de niveau de carburant ou de batterie permet de voir la consommation au fil du jour sélectionné, si un canbus a été placé dans le véhicule.
Si une ou plusieurs sonde(s) de température sont présentes dans le véhicule, le graphique présentera l’évolution des températures sur la journée sélectionnée.
Ecoperformances : score d’écoconduite du véhicule. Ce score apparaît si votre flotte dispose de l’option écoconduite (voir rapport d’écoconduite : 3.4 Rapports d’écoconduite).
Résumé : Résumé des données du véhicule sur la journée sélectionnée
Voir tous les enregistrements : tableau reprenant l’ensemble des enregistrements du véhicule sur une journée sélectionnée et permettant de contrôler une position sur Google Maps. Il est possible de choisir un autre véhicule et une autre date.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.2.2 Rapport de synthèse par véhicule

En sélectionnant un véhicule et une période, un rapport se crée proposant le total par jour des trajets de ce véhicule sur la période sélectionnée. En cliquant sur l'icône dans la colonne Actions, il est possible de consulter le rapport détaillé de ce véhicule sur une journée (voir 3.2.1 Rapport quotidien par véhicule).
Il est possible de changer rapidement de véhicule via le menu déroulant Sélectionnez un véhicule.

La chronologie jour par jour affiche une ligne du temps reprenant chaque trajet par jour de la période sélectionnée et permettant de consulter les endroits où le véhicule a été stationnaire (en cliquant sur un trait noir « stationnaire », une fenêtre s’ouvre dans Google maps montrant l’endroit précis où le véhicule s’est arrêté Il est également possible de connaitre les périodes où tout signal numérique a été actif (gyrophare, sirène ,…)
Ecoperformances : score d’écoconduite du véhicule sur la période sélectionnée. Ce score apparaît si votre flotte dispose de l’option écoconduite (voir rapport d’écoconduite : 3.4 Rapports d’écoconduite).
Résumé : résumé des données du véhicule sur la période sélectionnée.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.2.3 Rapport détaillé par véhicule

En sélectionnant un véhicule et une période, un rapport se crée proposant l’ensemble des trajets de ce véhicule, par jour, sur la période sélectionnée.
Résumé : résumé des données du véhicule sur la période sélectionnée.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.3 Rapports de flotte

3.3.1 Rapport quotidien de l’ensemble des véhicules

Rapport détaillant le cumul des sonnées des trajets des véhicules sur le jour déterminé (par défaut le jour actuel). Il est possible de consulter le rapport détaillé du véhicule en cliquant sur Actions (voir 3.2.1 Rapport quotidien du véhicule).
Il est possible de consulter ces données pour un groupe (sélectionnez un groupe) et de changer de date.
La chronologie affiche une ligne du temps reprenant chaque trajet quotidien sur le jour sélectionné et permettant de consulter les endroits où le véhicule a été stationnaire (en cliquant sur un trait noir « stationnaire », une fenêtre s’ouvre dans Google maps montrant l’endroit précis où le véhicule s’est arrêté). Il est également possible de connaitre les périodes où tout signal numérique a été actif (gyrophare, sirène, …)
Ecoperformances : score d’écoconduite de l’ensemble des véhicules sur le jour sélectionné. Ce score apparaît si votre flotte dispose de l’option écoconduite (voir rapport d’écoconduite : 3.4 Rapports d’écoconduite).

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.3.2 Rapport de synthèse de l’ensemble des véhicules

Rapport reprenant le cumul des données des trajets de l’ensemble des véhicules de la flotte sur une période sélectionnée au préalable. Il est possible de créer ce rapport par groupe (menu déroulant Sélectionnez un groupe).

En cliquant sur Actions, le rapport de synthèse du véhicule s’ouvre (voir 3.2.2 Rapports de synthèse par véhicule).

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.3.3 Rapport détaillé par véhicule

En sélectionnant une date, un rapport se crée reprenant l’ensemble des trajets des véhicules de la flotte, sur le jour sélectionné (par défaut le jour actuel).
Il est possible de rapidement consulter une autre date.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.4 Rapports d’ecoconduite (en option)

3.4.1 Rapport de flotte

Classement de l’ensemble des véhicules de la flotte en fonction de l’ecoscore sur une période donnée (par défaut, le mois en cours). En cliquant sur un véhicule, le rapport d’éco-performance par véhicule s’ouvre.
Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.4.2 Rapport par véhicule

Rapport donnant les performances d’un véhicule sélectionné sur une période donnée (par défaut le mois en cours).

3.4.2.1 Ecoscore du véhicule

Barre d’écoscore du véhicule donnant le résultat du véhicule
Comportements pénalisants : diagramme donnant le nombre de comportements dits pénalisants impactant l’écoscore
Vitesses excessives : fréquence des dépassements de vitesse autorisée ainsi que la vitesse maximale sur la période
Périodes de ralenti prolongé : nombre de période ou le véhicule est à l’arrêt avec le moteur qui tourne

3.4.2.2 Historique du véhicule

Ecoscore par jour vs ecoscore moyen du véhicule sur la période sélectionnée

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.4.3 Rapport par conducteur

Rapport donnant les performances d’un conducteur sélectionné sur une période donnée (par défaut le mois en cours).

3.5 Rapports de conducteurs

3.5.1 Rapport quotidien par conducteur

En sélectionnant un conducteur et une date (par défaut le jour actuel), un rapport se crée détaillant l’ensemble des données de chaque trajet de ce conducteur sur le jour déterminé ainsi que les temps d’arrêt entre chaque.
La chronologie affiche une ligne du temps reprenant chaque trajet quotidien sur le jour sélectionné et permettant de consulter les endroits où le véhicule a été stationnaire (en cliquant sur un trait noir « stationnaire », une fenêtre s’ouvre dans Google maps montrant l’endroit précis où le véhicule s’est arrêté). Il est également possible de connaitre les périodes où tout signal numérique a été actif (gyrophare, sirène, …)
Résumé : Résumé des données du véhicule sur la période sélectionnée.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.5.2 Rapport de synthèse par conducteur

En sélectionnant un conducteur et une période, un rapport se crée proposant le cumul des données des trajets de ce conducteur sur la période déterminée. Il est possible de sélectionner un autre conducteur dans le menu déroulant « sélectionner un conducteur ».
La chronologie affiche une ligne du temps reprenant chaque trajet quotidien sur la période sélectionnée et permettant de consulter les endroits où le véhicule a été stationnaire (en cliquant sur un trait noir « stationnaire », une fenêtre s’ouvre dans Google maps montrant l’endroit précis où le véhicule s’est arrêté). Il est également possible de connaitre les périodes où tout signal numérique a été actif (gyrophare, sirène, …)
Résumé : Résumé des données du véhicule sur la période sélectionnée.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.5.3 Rapport de pointage

Si une pointeuse est installée dans un véhicule, sur un chantier ou tout autre lieu de travail (bureau,…), il est possible de créer un rapport de pointage.

Sélectionner une pointeuse et une plage de dates et cliquer sur voir le rapport. Un rapport reprenant l’adresse de début et de fin de travail ainsi que le temps presté pour tous les conducteurs ayant pointé sur cette pointeuse. Il est possible de rapidement changer de pointeuse en la sélectionnant dans le menu déroulant.

Le pointage se fait via une clé Dallas.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.5.4 Rapport de pointage pour la flotte

Sélectionner une plage de dates afin d’obtenir le rapport indiquant par ordre chronologique tous les pointages effectués sur la période sélectionnée.
Il est possible de rapidement modifier la période en choisissant de nouvelles dates en haut à droite.
Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.5.5 Rapport de présence

Sélectionner un chauffeur (facultatif, par défaut tous les chauffeurs) et une période pour obtenir le rapport de présence des chauffeurs.
Il est possible de changer rapidement de chauffeurs ou de période grâce au menu déroulant à droite.

Ce rapport répertorie, jour par jour, le début et la fin de la journée (heure et localisation), en se basant sur le premier pointage et sur le dernier pointage ou la fin du dernier trajet où le chauffeur a été identifié.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.6 Rapports d’alarmes

3.6.1 Rapport quotidien d’alarmes

Rapport reprenant l’ensemble des alarmes d’un véhicule ou d’un groupe de véhicules sur un jour sélectionné (voir 4.7 Gérer les alarmes).

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

3.6.2 Rapport de synthèse d’alarmes

Rapport reprenant l’ensemble des alarmes de tous les véhicules de la flotte sur une période déterminée (voir 4.7 Gérer les alarmes).
Possibilité de sélectionner ensuite un véhicule ou un groupe pour créer un rapport plus ciblé.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

4. Réglages

4.1 Gestion du profil

Gestion de vos données : nom de la flotte, identifiant, adresse e-mail, modification du mot de passe, …

4.2 Paramètres généraux

Ensemble des paramètres à compléter pour permettre le suivi précis et correcte des véhicules d’une flotte.

4.2.1 Logo de la flotte

Personnalisation de la plateforme avec le logo de la société.

Choisir un fichier : sélectionner le fichier/ ouvrir.

Le fichier doit être au format image (PNG, JPG, GIF) et ne pas peser plus de 4 Mo.

4.2.2 Nomination des véhicules

Choisir l’intitulé sous lequel les véhicules apparaitront dans les différents suivis :

Identifiant : seul l’identifiant du véhicule apparait ;
Identifiant (Marque + Modèle) : seul l’identifiant du véhicule apparait accompagné de sa marque et son modèle entre parenthèses ;
Identifiant (Immatriculation) : seul l’identifiant du véhicule apparait accompagné de son immatriculation entre parenthèses ;
Immatriculation : seule l’immatriculation du véhicule apparait ;
Immatriculation (Identifiant) : seule l’immatriculation du véhicule apparait accompagnée de son identifiant entre parenthèses ;
Immatriculation (Marque + Modèle) : seule l’immatriculation du véhicule apparait accompagnée de sa marque et son modèle entre parenthèses ;
Marque + Modèle (Identifiant) : seuls la marque et le modèle du véhicule apparaissent accompagné de son identifiant entre parenthèses ;
Marque + Modèle (Immatriculation) : seuls la marque et le modèle du véhicule apparaissent accompagné de son immatriculation entre parenthèses.

4.2.3 Cartographie

Liste des options des trajets et des véhicules apparaissant sur la carte (voir 2. Carte).

Rassembler les véhicules par groupe dans la colonne latérale gauche ;
Afficher le nom du conducteur ;
Carte en plein écran par défaut ;
Masquer les points de position des trajets ;
Par défaut, afficher les adresses lors de la sélection d'un véhicule sur la carte ;
Afficher les heures par défaut sur chaque point du trajet ;
Masquer les véhicules non sélectionnés sur la carte.

4.2.4 Icône par défaut

Sélectionne l’icône apparaissant par défaut pour représenter les véhicules sur la carte.

4.2.5 Prix des carburants

Prix du diesel, de l’essence, du LPG (GPL) et de l’électricité à compléter selon la valeur actuelle afin d’obtenir les coûts de consommation dans les rapports.

4.2.6 Alarmes

Adresses e-mail vers lesquelles seront envoyées les alarmes. Il est possible d’encoder plusieurs adresses e-mail en les séparant par un point-virgule ( ; ).

Afin de recevoir les alarmes, il faut donner l’autorisation de recevoir les notifications. Si cela a été refusé, il est toujours possible de changer ce choix en cliquant dans votre browser (généralement en haut à gauche de l’adresse).

4.2.7 Rapports

Trajets : détermine la base de calcul d’un trajet : le début et la fin du trajet sont balisés soit par l’après-contact soit par le premier et dernier mouvement détecté
Coûts : détermine l’unité du calcul des coûts, soit au km, soit par heure. Ce paramètre peut être réglé individuellement sur chaque véhicule (voir 4.3. Gérer les véhicules).

4.2.8 Page d’accueil

Choix de la page d’accueil : détermine l’affichage des véhicules sur la page d’accueil : soit sous forme de liste indiquant les véhicules, leurs positions, leurs états, … ; soit sous forme de carte où la position des véhicules est indiquée.
Tri : choix de l’ordre dans lesquels apparaissent les véhicules : par défaut, par identifiant, par immatriculation

4.2.9 Gestion des dépenses

Recevoir un e-mail à chaque fois qu'un conducteur ajoute ou met à jour une dépense

4.3 Gérer les véhicules

Liste des véhicules de la flotte. En cliquant sur l'en-tête d'une colonne, le tableau se réordonne selon la donnée cliquée.

Ces données sont exportables au format .XLSX.

4.3.1 Fiche véhicule

Dans la liste des véhicule, en cliquant sur l'icône de modification (

), la page est redirigée vers la fiche véhicule, séparée en plusieurs onglets :

Véhicule : affiche un résumé des données du véhicule. Le bouton Modifier en bas de page permet d'éditer les informations relatives au véhicule (immatriculation, consommation, coûts, groupe, …) ;
Maintenances : gère la maintenance du véhicule, permet de planifier une maintenance ou ajouter une maintenance effectuée (voir 4.8 Gérer les maintenances) ;
Dépenses : ajouter ou consulter les dépenses relatives au véhicule (voir 4.9 Gérer les dépenses) ;
Fichiers : afficher et déposer les documents du véhicule (ex : carte grise, carte verte, …) ;
Alarmes : créer des alarmes pour le véhicule (voir 4.7 Gérer les alarmes).

4.3.2 Modifications groupées

Au-dessus à droite de la liste se trouve un bouton Modifications groupées qui permet d’appliquer les modifications à plusieurs véhicules en une seule fois :

Cocher les données à modifier ;
Encoder les nouvelles valeurs ;
Tout en bas, cocher les véhicules auxquels appliquer ces modifications ;
Terminer en cliquant sur le bouton Modifier en bas de page.

4.3.3 Groupes

A droite de la liste des véhicules se trouve la liste des groupes de véhicules. En cliquant sur le bouton Ajouter un groupe, un formulaire apparait, dans lequel il faut entrer le nom du groupe et un éventuel groupe parent.

Assigner un groupe à un véhicule se fait via la fiche véhicule (voir 4.3.1 Ficher véhicule).

Si un véhicule est lié à un sous-groupe et qu'on filtre sur base du groupe principal auquel ce sous-groupe appartient, tous les véhicules attachés au sous-groupe apparaitront.

4.4 Gérer les conducteurs

Liste des conducteurs.

Possibilité par conducteur de modifier (

), de supprimer (

), de voir les fichiers (

) et de consulter le calendrier (voir 4.4.3 Calendrier).

4.4.1 Ajouter un conducteur

En haut de la liste des conducteurs, appuyer sur le bouton Ajouter un conducteur. Compléter les différents champs pour créer un conducteur.

Si vos véhicules sont équipés de lecteur d'identification chauffeur, il est important de compléter correctement le champ Code clé en y insérant le numéro de clé que vous trouverez sur la puce de celle-ci. Attention à bien prendre le numéro dans son intégralité, composé de 16 caractères compris entre 0 et 9 et entre A et F. Les deux premiers caractères sont ceux situés en haut à gauche de la longue série de caractères et les deux derniers sont ceux situés en haut à droite. Dans l'exemple ci-dessous, le numéro de clé est le B6000009E4E35B01.

4.4.2 Fiche conducteur

Depuis la liste, en appuyant sur l'icône Modifier conducteur () apparait la fiche conducteur, avec les onglets suivants :

Conducteur : affiche un résumé des coordonnées du conducteur. Pour le modifier, appuyer sur le bouton Modifier en base de page. Cela redirige vers le même formulaire que celui de création de conducteur (voir 4.4.1 Ajouter un conducteur). Le bouton Voir le calendrier redirige vers le calendrier des absences, filtré sur le conducteur en question (voir 4.4.3 Calendrier).
Rappels : créer ou consulter les rappels ;
Dépenses : ajouter ou consulter les dépenses liées au chauffeur (avec possibilité d’y ajouter un fichier ou une photo) ;
Fichiers : ajouter ou consulter les fichiers propres au chauffeur (permis, carte identité, …).

4.4.3 Calendrier

Ca calendrier recense les indisponibilités des différents chauffeurs. Depuis la colonne de droite, il est possible de filtrer par conducteur, d'ajouter un événement ou de modifier les types d'indisponibilités. Cliquer sur une indisponibilité directement sur le calendrier permet de la modifier, de la supprimer ou de l'exporter vers votre calendrier Google, Outlook ou autre (via la colonne de droite).

4.5 Gérer les beacons (en option)

Ajouter un Beacon : merci de contacter notre support pour ajouter un nouveau beacon : support@bizztrack.eu
Beacon connecté : beacon repéré actuellement dans/ ou à proximité immédiate d’un ou plusieurs véhicules
Beacon déconnecté : beacon absent des véhicules
Possibilité de modifier le nom d’un beacon : Actions

4.6 Gérer les zones géographiques

Ajouter une zone : remplir les champs afin de créer une nouvelle zone.
- Nom de la zone ;
- Catégorie de la zone : sélectionner le type de catégorie ;
- Rechercher une adresse : trouver rapidement une adresse afin de créer une zone ;
- Sur le plan, via la palette d'outils : possibilité de créer un cercle autour d’un point précis ou de créer une forme particulière ;
  
  Attention de ne pas trop restreindre la zone, cela pourrait empêcher de détecter le véhicule dans la zone. Exemple : un véhicule garé dans une rue relativement éloignée
- Coordonnées relatives à la zone (facultatif).
Import des zones : permet d’importer au format .CSV les zones géographiques créées, par catégorie.
Créer une catégorie : créer une nouvelle catégorie
Possibilité de filtrer les zones par catégories

4.7 Gérer les alarmes

Il est possible de gérer les alarmes de 3 manières :

Gérer les alarmes par flotte : les alarmes créées à cet endroit s'appliqueront à l'ensemble des véhicules ;
Gérer les alarmes par groupe de véhicules : les alarmes crées à cet endroit s'appliqueront aux véhicules appartenant au groupe choisi ;
Gérer les alarmes par véhicule : les alarmes créées à cet endroit s'appliqueront au véhicule choisi.

En cliquant sur l'icône "Gérer les alarmes" () de l'élément de votre choix, vous accéderez à la liste des alarmes déjà configurées et à la possibilité d'ajouter une alarme.

4.7.1 Modifier une alarme

Modifier une alarme via le bouton permet d'accéder à certains paramètres complémentaires :

Envoi
- Déclencher à chaque fois : par défaut, certaines alarmes ne se déclenche qu'une fois par jour. Cocher cette case permet de la déclencher à chaque fois que l'événement se produit ;
- Adresse e-mail : par défaut, les alarmes sont envoyées à l'adresse e-mail configurées dans les paramètres généraux (voir 4.2.6 Alarmes). Entrer une adresse e-mail à cet endroit écrasera celle(s) renseignée(s) dans les paramètres généraux, uniquement pour cette alarme. Il est possible d’encoder plusieurs adresses e-mail en les séparant par un point-virgule ( ; ).
Jours de la semaine : par défaut, les alarmes se déclenchent tous les jours, mais il est possible de ne cocher que les jours où l'alarme doit être déclenchée ;
Période fixe : les alarmes n'ont aucune durée de vie et se déclencheront ad vitam à moins qu'une période ne soit encodée à cet endroit.

Depuis la liste des alarmes déjà configurées, il est également possible de copier/transférer une ou plusieurs alarme(s) en appuyant sur la case à cocher associée, puis en sélectionnant le véhicule de destination en terminant en appuyant sur le bouton "Copier" ou "Transférer".

4.7.2 Ajouter une alarme

La liste des alarmes disponibles apparait à cet endroit. Configurer en adaptant les éventuels paramètres (zone, heure, ...) et terminer en appuyant sur le bouton "Ajouter".

Vous devez accepter les notifications et/ou avoir encodé une adresse e-mail afin d’être averti qu’une alarme se déclenche (voir 4.2.6 Alarmes.

4.8 Gérer les maintenances

4.8.1 Planifier une maintenance

Remplir les différents champs de ce formulaire afin d'être averti des futures maintenances (contrôle technique, entretien, pneus, etc) des véhicules. Pour pouvoir être averti, il faut compléter au moins un des champs parmi Date, Kilométrage et Temps d'utilisation (h) ainsi que le champ Avertir correspondant. Si plusieurs de ces champs sont complétés, le premier seuil à être atteint déclenchera l'alerte de maintenance.

Si la case Répéter est cochée, l'alerte se déclenchera à une fréquence fixe (tous les x km/mois/heures d'utilisation).

Les avertissements de maintenances sont envoyés par e-mail à l'adresse configurée pour la réception des alarmes (voir 4.2.6 Alarmes).

4.8.2 Effectuer une maintenance

Il existe deux manières d'encoder une maintenance effectuée :

Soit via une maintenance planifiée en appuyant sur l'icône d'action Maintenance effectuée correspondant ;
Soit, s'il s'agit d'une maintenance qui n'était pas prévue, en appuyant sur le bouton Ajouter une maintenance effectuée en haut de page.

Dans le formulaire qui apparait, il suffit de compléter les différents champs. Si la case Ajouter une dépense est cochée, une nouvelle entrée sera automatiquement ajoutée dans les dépenses (voir 4.9 Gérer les dépenses).

4.8.3 Catégories

Par défaut, les catégories Contrôle technique, Entretien, Pneus et Autre sont disponibles pour les maintenances. En cliquant sur le bouton Créer une catégorie sous la liste des catégories à droite, il est possible d'ajouter une catégorie de votre choix en indiquant simplement son nom (exemple : Carrosserie).

4.9 Gérer les dépenses

Permet d’encoder les différentes dépenses d’un véhicule ou d’un chauffeur et d’ensuite créer un rapport de dépenses sur une période sélectionnée.

Ajouter une dépense en cliquant sur le bouton et en remplissant les différents champs tels que véhicule, montant de la dépense, date, description, …

Il est possible rapidement modifier la recherche en sélection un groupe, un véhicule, un conducteur ou une autre période.

Ajouter une dépense : remplir les champs afin de créer une nouvelle dépense relative au véhicule sélectionné
Possibilité de filtrer par groupe, par véhicule, par conducteurs, …
Catégories : créer une nouvelle catégorie de dépenses (exemple : entretien, pneu,…)

Il est possible de rapidement sélectionner un véhicule dans le menu déroulant à droite.

Ces données sont exportables au format .PDF, .XLSX et .CSV, en cliquant sur le format souhaité.

4.10 Rapports planifiés

Permet de recevoir un rapport existant par email, à la fréquence choisie.

Planifier un rapport : choix du type de rapport (voir 3. Rapports), de la fréquence et du format souhaités pour le(s) véhicule(s)/conducteur(s)/groupe(s) sélectionné(s).

Ajouter la ou les adresse(s) e-mail où le rapport doit être envoyé.

4.11 Gérer les comptes invités

Permet de créer un nouvel accès à la plateforme.

Ajouter un compte invité :

Remplir les différents champs de données pour le nouvel identifiant ;
Expiration : date limite de la connexion ;
Choix du groupe ou des groupes auxquels le nouvel identifiant aura accès ;
Choix des véhicules auxquels le nouvel identifiant aura accès ;
Choix des droits et autorisations auxquels le nouvel identifiant aura accès.

Attention, si aucun véhicule ni groupe n’est sélectionné, l’accès sera donné à l’ensemble des véhicules.

5. TachoSync

Si vous utilisez encore l'interface Web Tacho, vous serez prochainement informés de la date de migration de vos données vers la nouvelle interface TachoSync.

Si vos camions sont équipés d'un de nos boitiers avec lecture de tachygraphe, vous avez normalement reçu une invitation à la plateforme TachoSync, permettant la planification et le téléchargement des fichiers DDD de vos camions et chauffeurs.

5.1 Ajouter votre carte entreprise

Si ce n'est déjà fait, la première étape, primordiale, consiste en l'ajout de votre carte entreprise sur la plateforme. Commencez par télécharger le logiciel de lecture de carte. Pour cela, rendez-vous en haut à droite sur Paramètres puis sur Authentificateur de carte d'entreprise. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Télécharger de la dernière version disponible. Une fois téléchargé, exécutez le fichier et procédez à l'installation.

Si vous utilisiez le Web Tacho, vous devez d'abord désinstaller le logiciel Remote Card Reader Monitoring de votre ordinateur.

Connectez ensuite votre carte entreprise à votre ordinateur via un lecteur de carte USB. Via l'application Company Card Authenticator, vous devriez obtenir un numéro de carte. Copiez-le. Dans le menu de gauche, cliquez sur Entreprises. Ensuite, cliquez sur le nom de votre entreprise qui apparait dans la liste. Une colonne s'ouvre sur la droite. Descendez jusqu'à Carte d'entreprise et appuyez sur le bouton + Ajouter un nouvel élément. Dans le champ Identifiant de la carte d'entreprise, collez l'identifiant que vous avez obtenu via le logiciel.