4. Definições

4.1 Gestão do perfil

Gestão dos seus dados: nome da frota, identificador, endereço de e-mail, alteração da palavra-passe, etc.

4.2 Definições gerais

Conjunto de parâmetros a preencher para permitir o acompanhamento preciso e correto dos veículos de uma frota.

4.2.1 Logótipo da frota

Personalização da plataforma com o logótipo da empresa.

Escolher ficheiro: selecionar o ficheiro / abrir.

O ficheiro deve estar num formato de imagem (PNG, JPG, GIF) e não pode exceder 4 MB.

4.2.2 Nomeação dos veículos

Escolher a designação sob a qual os veículos aparecerão nos diferentes acompanhamentos:

• Identificador: apenas o identificador do veículo é apresentado
• Identificador (Marca + Modelo): apenas o identificador do veículo é apresentado, acompanhado da marca e do modelo entre parênteses
• Identificador (Matrícula): apenas o identificador do veículo é apresentado, acompanhado da matrícula entre parênteses
• Matrícula: apenas a matrícula do veículo é apresentada
• Matrícula (Identificador): apenas a matrícula do veículo é apresentada, acompanhada do seu identificador entre parênteses
• Matrícula (Marca + Modelo): apenas a matrícula do veículo é apresentada, acompanhada da marca e do modelo entre parênteses
• Marca + Modelo (Identificador): apenas a marca e o modelo do veículo são apresentados, acompanhados do identificador entre parênteses
• Marca + Modelo (Matrícula): apenas a marca e o modelo do veículo são apresentados, acompanhados da matrícula entre parênteses

4.2.3 Cartografia

Lista das opções relativas às viagens e aos veículos apresentados no mapa (ver 2. Mapa).

• Agrupar os veículos por grupo na coluna lateral esquerda
• Mostrar o nome do condutor
• Mapa em ecrã inteiro por defeito
• Ocultar os pontos de posição dos trajetos
• Mostrar as horas por defeito em cada ponto do trajeto
• Por defeito, mostrar os endereços ao selecionar um veículo no mapa
• Ocultar no mapa os veículos não selecionados
• Ativar a informação de trânsito por defeito no mapa

4.2.4 Ícone predefinido

Seleciona o ícone apresentado por defeito para representar os veículos no mapa.

4.2.5 Preços dos combustíveis

Preços do gasóleo, da gasolina, do LPG (GPL) e da eletricidade a preencher de acordo com o valor atual, de forma a obter os custos de consumo nos relatórios.

4.2.6 Alarmes

Endereços de e-mail para os quais serão enviados os alarmes. É possível introduzir vários endereços de e-mail, separando-os com ponto e vírgula (;).

Para receber os alarmes, é necessário dar autorização para receber notificações. Se isso tiver sido recusado, continua a ser possível alterar esta opção no seu navegador (geralmente no canto superior esquerdo, junto ao endereço).

4.2.7 Relatórios

• Trajetos: determina a base de cálculo de uma viagem: o início e o fim da viagem são definidos quer pelo pós-contacto, quer pelo primeiro e último movimento detetados.
• Custos: determina a unidade de cálculo dos custos, por km ou por hora. Este parâmetro pode ser configurado individualmente em cada veículo (ver 4.3 Gerir veículos).

4.2.8 Página inicial

• Escolha da página inicial: determina a forma como os veículos são apresentados na página inicial:
  • sob a forma de lista, indicando os veículos, as suas posições, os seus estados, etc.
  • ou sob a forma de mapa, onde é indicada a posição dos veículos
• Ordenação: escolha da ordem pela qual os veículos aparecem: por defeito, por identificador, por matrícula.

4.2.9 Gestão de despesas

Receber um e-mail sempre que um condutor adiciona ou atualiza uma despesa.

4.3 Gerir veículos

Lista dos veículos da frota. Ao clicar no cabeçalho de uma coluna, a tabela é reordenada de acordo com o dado selecionado.

Estes dados podem ser exportados no formato .XLSX.

4.3.1 Ficha do veículo

Na lista de veículos, ao clicar no ícone de modificação (), a página é redirecionada para a ficha do veículo, dividida em vários separadores:

• Veículo: apresenta um resumo dos dados do veículo. O botão Modificar, no final da página, permite editar as informações relativas ao veículo (matrícula, consumo, custos, grupo, etc.)
• Manutenções: gere a manutenção do veículo, permite planear uma manutenção ou adicionar uma manutenção realizada (ver 4.8 Gerir manutenções)
• Despesas: adicionar ou consultar as despesas relativas ao veículo (ver 4.9 Gerir despesas)
• Ficheiros: visualizar e carregar os documentos do veículo (ex.: documento único, certificado de seguro, etc.)
• Alarmes: criar alarmes para o veículo (ver 4.7 Gerir alarmes)

4.3.2 Modificações em lote

No canto superior direito da lista encontra-se um botão Modificações em massa, que permite aplicar alterações a vários veículos de uma só vez:

1. assinalar os dados a modificar
2. introduzir os novos valores
3. no final da página, assinalar os veículos aos quais aplicar essas modificações
4. terminar clicando no botão Modificar no final da página

4.3.3 Grupos

À direita da lista dos veículos encontra-se a lista dos grupos de veículos. Ao clicar no botão Adicionar um grupo, surge um formulário no qual é necessário introduzir o nome do grupo e, eventualmente, um grupo principal.

Atribuir um grupo a um veículo é feito através da ficha do veículo (ver 4.3.1 Ficha do veículo).

Se um veículo estiver ligado a um subgrupo e for aplicado um filtro com base no grupo principal ao qual esse subgrupo pertence, todos os veículos associados ao subgrupo serão apresentados.

4.4 Gerir condutores

Lista dos condutores. Para cada condutor, existe a possibilidade de:

• modificar

• eliminar

• ver os ficheiros

• consultar o calendário (ver 4.4.3 Calendário)

4.4.1 Adicionar um condutor

No topo da lista de condutores, clicar no botão Adicionar um condutor. Preencher os diferentes campos para criar um condutor.

Se os seus veículos estiverem equipados com leitor de identificação de condutor, é importante preencher corretamente o campo Código da chave, introduzindo o número da chave que se encontra no respetivo chip. Tenha atenção para introduzir o número completo, composto por 16 caracteres entre 0 e 9 e entre A e F. Os dois primeiros caracteres são os que se situam no canto superior esquerdo da longa sequência de caracteres, e os dois últimos são os que se situam no canto superior direito. No exemplo abaixo, o número da chave é B6000009E4E35B01.

4.4.2 Ficha do condutor

A partir da lista, ao clicar no ícone Modificar condutor (), surge a ficha do condutor com os seguintes separadores:

• Condutor: apresenta um resumo dos dados de contacto do condutor. Para o modificar, clicar no botão Editar no final da página. Isto redireciona para o mesmo formulário de criação do condutor (ver 4.4.1 Adicionar um condutor). O botão Ver calendário redireciona para o calendário de ausências, filtrado para o condutor em questão (ver 4.4.3 Calendário)
• Lembretes: criar ou consultar lembretes
• Despesas: adicionar ou consultar despesas associadas ao condutor (com possibilidade de adicionar um ficheiro ou uma fotografia)
• Ficheiros: adicionar ou consultar ficheiros próprios do condutor (carta de condução, cartão de cidadão, etc.)

4.4.3 Calendário

Este calendário regista as indisponibilidades dos diferentes condutores. A partir da coluna da direita, é possível filtrar por condutor, adicionar um evento ou modificar os tipos de indisponibilidade. Clicar diretamente numa indisponibilidade no calendário permite modificá-la, eliminá-la ou exportá-la para o seu calendário Google, Outlook ou outro (através da coluna da direita).

4.5 Gerir os beacons (opcional)

• Adicionar um beacon: por favor contacte o nosso suporte para adicionar um novo beacon: support@bizztrack.eu
• Beacon ligado: beacon detetado atualmente dentro de e/ou na proximidade imediata de um ou vários veículos
• Beacon desligado: beacon ausente dos veículos
• Possibilidade de modificar o nome de um beacon através de Ações.

4.6 Gerir zonas geográficas

• Adicionar uma zona: preencher os campos para criar uma nova zona.
  • nome da zona
  • categoria da zona: selecionar o tipo de categoria
  • procurar um endereço: encontrar rapidamente um endereço para criar uma zona
  • no mapa, através da paleta de ferramentas: possibilidade de criar um círculo em torno de um ponto específico ou criar uma forma particular

    Atenção para não restringir demasiado a zona, pois isso poderá impedir a deteção do veículo dentro da zona.
    Exemplo: um veículo estacionado numa rua relativamente afastada.

  • Coordenadas relativas à zona (facultativo).

• Importação de zonas: permite importar, no formato .CSV, as zonas geográficas criadas, por categoria.

• Criar uma categoria: criar uma nova categoria.

• Possibilidade de filtrar as zonas por categoria.

4.7 Gerir alarmes

É possível gerir os alarmes de 3 formas:

• Gerir alarmes por frota: os alarmes criados neste local serão aplicados a todos os veículos
• Gerir alarmes por grupo de veículos: os alarmes criados neste local serão aplicados aos veículos pertencentes ao grupo escolhido
• Gerir alarmes por veículo: os alarmes criados neste local serão aplicados ao veículo escolhido

Ao clicar no ícone “Gerir os alarmes” () do elemento pretendido, acede à lista dos alarmes já configurados e à possibilidade de adicionar um alarme.

4.7.1 Modificar um alarme

Modificar um alarme através do botão image.png permite aceder a alguns parâmetros complementares:

• Envio
  • Acionar sempre: por defeito, alguns alarmes só são desencadeados uma vez por dia. Ao assinalar esta opção, o alarme será desencadeado sempre que o evento ocorrer
  • Endereço de e-mail: por defeito, os alarmes são enviados para o endereço de e-mail configurado nas definições gerais (ver 4.2.6 Alarmes). Introduzir aqui um endereço de e-mail substituirá os endereços indicados nas definições gerais, apenas para este alarme. É possível introduzir vários endereços de e-mail, separados por ponto e vírgula (;)
• Dias da semana: por defeito, os alarmes são desencadeados todos os dias, mas é possível assinalar apenas os dias em que o alarme deverá ser ativado
• Período fixo: os alarmes não têm duração limitada e serão ativados indefinidamente, a menos que seja definido aqui um período

A partir da lista dos alarmes já configurados, também é possível copiar/transferir um ou vários alarmes, assinalando a caixa correspondente, selecionando depois o veículo de destino e terminando com o botão “Copiar” ou “Transferir”.

4.7.2 Adicionar um alarme

A lista dos alarmes disponíveis aparece neste local. Configurar o alarme adaptando os eventuais parâmetros (zona, hora, etc.) e terminar clicando no botão Adicionar.

Deve aceitar as notificações e/ou ter introduzido um endereço de e-mail para ser avisado quando um alarme é desencadeado (ver 4.2.6 Alarmes).

4.8 Gerir manutenções

4.8.1 Planear uma manutenção

Preencher os diferentes campos deste formulário para ser avisado das futuras manutenções dos veículos (inspeção periódica, manutenção, pneus, etc.). Para poder ser avisado, deve preencher pelo menos um dos seguintes campos:

• Data
• Quilometragem
• Tempo de utilização (h)
• bem como o campo correspondente Avisar.

Se vários destes campos forem preenchidos, o primeiro limite atingido desencadeará o alerta de manutenção.

Se a opção Repetir estiver assinalada, o alerta será desencadeado com uma frequência fixa (a cada x km / meses / horas de utilização).

Os avisos de manutenção são enviados por e-mail para o endereço configurado para a receção de alarmes (ver 4.2.6 Alarmes).

4.8.2 Efetuar uma manutenção

Existem duas formas de registar uma manutenção efetuada:

• através de uma manutenção planeada, clicando no ícone de ação Manutenção efetuada correspondente

• ou, se se tratar de uma manutenção que não estava prevista, clicando no botão Adicionar uma manutenção efetuada no topo da página

No formulário que aparece, basta preencher os diferentes campos. Se a opção Adicionar uma despesa estiver assinalada, será automaticamente criada uma nova entrada nas despesas (ver 4.9 Gerir despesas).

4.8.3 Categorias

Por defeito, as categorias Inspeção periódica, Manutenção, Pneus e Outro estão disponíveis para as manutenções. Ao clicar no botão Criar uma categoria abaixo da lista de categorias à direita, é possível adicionar uma categoria à sua escolha, indicando simplesmente o nome (exemplo: Carroçaria).

4.9 Gerir despesas

Permite registar as diferentes despesas de um veículo ou de um condutor e, posteriormente, criar um relatório de despesas para um período selecionado.

Adicionar uma despesa clicando no botão e preenchendo os diferentes campos, como veículo, montante da despesa, data, descrição, etc.

É possível modificar rapidamente a pesquisa selecionando um grupo, um veículo, um condutor ou outro período.

• Adicionar uma despesa: preencher os campos para criar uma nova despesa relativa ao veículo selecionado
• possibilidade de filtrar por grupo, por veículo, por condutores, etc.
• Categorias: criar uma nova categoria de despesas (exemplo: manutenção, pneus, etc.)

é possível selecionar rapidamente um veículo no menu suspenso à direita

Estes dados podem ser exportados nos formatos .PDF, .XLSX e .CSV, selecionando o formato pretendido.

4.10 Relatórios agendados

Permite receber por e-mail um relatório existente, com a frequência escolhida.

Agendar um relatório: escolha do tipo de relatório (ver 3. Relatórios), da frequência e do formato pretendidos para o(s) veículo(s)/condutor(es)/grupo(s) selecionado(s).

Adicionar o(s) endereço(s) de e-mail para onde o relatório deve ser enviado.

4.11 Gerir contas convidadas

Permite criar um novo acesso à plataforma.

Adicionar uma conta convidada:

• preencher os diferentes campos de dados para o novo identificador
• Expiração: data limite de acesso
• escolha do grupo ou dos grupos aos quais o novo identificador terá acesso
• escolha dos veículos aos quais o novo identificador terá acesso
• escolha dos direitos e permissões aos quais o novo identificador terá acesso

Atenção: se não for selecionado qualquer veículo nem grupo, o acesso será concedido a todos os veículos.