Gebruikershandleiding
1. Onthaal
1.1 Eco-score van de vloot deze maand (optioneel)
Eco-rijscore van alle voertuigen binnen een vloot.
Deze score wordt weergegeven indien uw vloot beschikt over de eco-rijoptie en deze geactiveerd werd in de algemene instellingen:
Instellingen / Algemene instellingen / Startpagina: eco-score van de vloot weergeven op de startpagina > ja
Zie eco-rijrapport: 3.4 Eco-rijrapporten
1.2 Uw vloot
Het is mogelijk om voertuigen te filteren door de naam, het merk, ID, … van het voertuig in te voeren in het veld Voertuigen filteren. Het is ook mogelijk om een groep te selecteren, op voorhand aangemaakt (zie 4.3 Voertuigen beheren).
1.2.1 Voertuigen in beweging
Lijst van voertuigen die momenteel in beweging zijn. Deze tabel kan bevatten:
1.2.1.1 Voertuigen
Overzicht van alle voertuigen die momenteel in beweging zijn, met model, nummerplaat en voertuig-ID.
1.2.1.2 Status
Toont gegevens van voertuigen in beweging zoals:
- de duur sinds het voertuig rijdt
- de geschatte totale kilometerstand (op basis van satellietgegevens, wat verschillen met de tellerstand kan verklaren, tenzij het voertuig is uitgerust met CAN-bus)
- het batterijniveau van de unit (afhankelijk van het type voertuig, bv. trailer)
- beacons (identificatie van een tool aanwezig in het voertuig)
- temperatuur (huidige temperatuur van sensoren in het voertuig)
- stationaire status
- identificatie van de bestuurder indien variabel
- brandstofniveau (optioneel)
- toerental (RPM) (optioneel)
- PTO – Power Take-Off
1.2.1.3 Snelheid
Realtime snelheid van het voertuig, berekend via GPS.
1.2.1.4 Localisatie
Toont de realtime locatie van het voertuig.
Indien het voertuig zich in een vooraf gedefinieerde zone bevindt, wordt de naam van deze zone weergegeven (klikbaar om te wijzigen).
Indien niet, verschijnt er een punaise-icoon op het einde van het adres. Door op deze punaise te klikken, kan een geografische zone worden aangemaakt rond de huidige positie (zie 4.6 Instellingen / Geografische zones beheren).
1.2.1.5 Aktie
-
Dagelijks rapport: overzicht van alle ritten uitgevoerd door het voertuig tijdens de laatste dag waarop het voertuig gereden heeft (zie 3.2.1 Dagrapport per voertuig); -
Mandelijks rapport: overzicht van alle ritten uitgevoerd door het voertuig tijdens de lopende maand (zie 3.2.2 Samenvattend rapport per voertuig); -
Reizen van vandaag: overzicht van alle ritten van vandaag weergegeven op een kaart; -
Voertuig volgen: realtime tracking van het voertuig op de kaart.
1.2.2 Stilstaande voertuigen
Lijst van voertuigen die momenteel stilstaan.
Deze tabel bevat dezelfde opties als voertuigen in beweging (zie 1.2.1 Voertuigen in beweging).
1.2.3 Voertuigen buiten dekking
Lijst van voertuigen die momenteel offline zijn of zich buiten satelliet-/netwerkdekking bevinden.
Indien een voertuig abnormaal lang buiten dekking blijft, gelieve dit te melden via support@bizztrack.eu.
2. Kaart
Maakt het mogelijk om alle voertuigen van de vloot te visualiseren op een interactieve kaart.
2.1 Linker zijbalk
Boven de linker zijbalk vindt u 4 tabbladen:
2.1.1 Volgen
Toont alle voertuigen van uw vloot, met de mogelijkheid om te zoeken tussen de voertuigen. Elk voertuig heeft een kleurcode:
- Groen: het voertuig rijdt;
- Rood: het voertuig staat stil;
- Zwart: het voertuig is stationair (stilstaand met contact aan);
- Oranje: het voertuig is buiten dekking.
Voor elk voertuig vindt u een snelkoppeling (
) om de gegevens te wijzigen (zie 4.3 Voertuigen beheren).
Door op een voertuig te klikken, wordt de kaart gecentreerd en ingezoomd op dit voertuig. Een nieuwe rechterkolom opent met de historiek van de dag (zie 2.3 Rechter zijbalk).
Een rechtermuisklik op een voertuig opent een menu met:
- Historiek: ritgeschiedenis van dit voertuig, standaard voor de huidige dag. Het is mogelijk om een ander voertuig te selecteren of meerdere voertuigen toe te voegen (dropdown bovenaan). De datum kan ook aangepast worden;
- Rapport: opent een nieuw venster met het dagrapport van het voertuig (zie 3.2.1 Dagrapport per voertuig);
- Zie op Google Maps: opent een venster om rechtstreeks een route te berekenen vanaf deze positie in Google Maps;
- Voertuig wijzigen: laat toe om onmiddellijk de parameters van het voertuig te wijzigen (zie 4.3: Voertuigen beheren)
Onder de lijst kunt u voertuigen filteren op: groep (zie 4.3: Voertuigen beheren), gebruiker (zie 4.11 Gastaccounts beheren) of status.
2.1.2 Historiek
Maakt het mogelijk om alle ritten van een voertuig te zoeken op basis van de gewenste datums en tijdstippen. Indien de optie Voertuigen verbergen is aangevinkt, worden de voertuigen op de kaart verborgen om de leesbaarheid te verbeteren.
Door te klikken op Zie historiek, worden alle ritten van de geselecteerde periode weergegeven: als lijst in de linker kolom en als trajecten op de kaart.
2.1.2.1 Lijst van ritten
Elke rit heeft een kleur, die ook terugkomt op de kaart. Via de selectievakjes kunt u bepalen welke ritten zichtbaar zijn op de kaart. Het selectievakje in de kop van de lijst (links van Trajecten) toont/verbergt alle ritten tegelijk.
2.1.2.2 Ritten op de kaart
Elke rit wordt weergegeven met een kleur die overeenkomt met de linker kolom. Elke stop wordt weergegeven met een genummerde marker. Door hierop te klikken krijgt u meer details over de rit. Elk punt op het traject stelt een GPS-registratie voor. Door er met de muis over te bewegen, ziet u het exacte tijdstip en de geregistreerde snelheid.
2.1.3 Zoeken
Maakt het mogelijk om voertuigen te vinden die zich bevinden op of nabij een specifiek adres door dit in te voeren in het daarvoor voorziene veld. Het is ook mogelijk om te zoeken per zone, indien deze vooraf werd aangemaakt (zie 4.6 Geografische zones beheren).
2.1.4 Instellingen
Weergave-instellingen van de kaart die kunnen worden aangepast volgens de voorkeuren van de gebruiker.
2.2 Centrale kaart
In de linkerbovenhoek van de kaart kunt u kiezen tussen Kaartweergave (Plan) en Satellietweergave. Rechtsonder vindt u de optie Street View: klik op het oranje mannetje, houd de muisknop ingedrukt, sleep het naar de gewenste straat en laat los.
Op de kaart worden voertuigen weergegeven met dezelfde kleurcode als in de linker kolom (zie 2.1.1 Volgen). De pijl rechts van de naam of het icoon van het voertuig geeft de rijrichting aan. Wanneer u op een voertuig klikt: opent de rechter zijbalk met de historiek van de dag (zie 2.3 Rechter zijbalk) en verschijnt een infovenster met de laatste gekende gegevens (datum van de laatste positie, snelheid, richting, status, enz.), met daarnaast twee acties:
- Zie op Google Maps: om de resterende reistijd te bepalen;
- Voertuig wijzigen: om de parameters van het voertuig aan te passen (zie 4.3: Voertuigen beheren).
2.3 Rechter zijbalk
Wanneer u op een voertuig klikt (via de kaart of de linker kolom), opent rechts een nieuwe kolom met de historiek van de dag. U kunt de datumbereik aanpassen via de twee velden bovenaan de kolom.
Indien het voertuig uitgerust is met een tachograaf, krijgt u ook een overzicht van de uren binnen de geselecteerde periode (werk, rijden, rust, beschikbaar).
De ritten worden weergegeven in een tabel met de volgende informatie:
- Begin: tijdstip waarop het voertuig vertrok;
- Einde: tijdstip waarop het voertuig stopte;
- Tijd: duur van de rit;
- Afstand: afgelegde afstand;
-
: snelkoppeling naar de startpositie in de lijst van geregistreerde posities; -
: link om meer details van de rit weer te geven:-
Vertrek- en aankomstadressen verschijnen onder de ritgegevens in de rechterkolom;
-
Het traject wordt weergegeven op de kaart (bij het bewegen van de muis over een punt ziet u het tijdstip en de snelheid).
-
3. Rapporten
3.1 Stop rapport
Het maakt het mogelijk een rapport te genereren van stilstanden van voertuigen en/of bestuurders, binnen een geselecteerde zone en over een gekozen periode.
Dit rapport geeft per dag het totale tijdsverbruik binnen de geselecteerde zone weer voor de gekozen voertuigen/bestuurders, met vermelding van aankomst- en vertrektijden.
Deze gegevens kunnen geëxporteerd worden in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat door op het gewenste formaat te klikken.
3.2 Voertuigen rapporten
3.2.1 Dagelijks rapport per voertuig
- Door een voertuig en een datum (één dag) te selecteren, wordt een rapport gegenereerd met alle gegevens van elke rit van dat voertuig op die dag.
- De tijdlijn toont een overzicht van alle ritten en maakt het mogelijk om locaties te bekijken waar het voertuig stationair was (door op een zwarte “stationair”-lijn te klikken, opent een venster in Google Maps met de exacte locatie). Het is ook mogelijk om periodes te bekijken waarin digitale signalen actief waren (zwaailicht, sirene, …).
- De grafiek van brandstof- of batterijniveau toont het verbruik gedurende de geselecteerde dag, indien het voertuig is uitgerust met een CAN-bus.
Indien temperatuursensoren aanwezig zijn, toont de grafiek de evolutie van de temperatuur. - Eco-prestaties: eco-rijscore van het voertuig (indien de optie beschikbaar is – zie 3.4 Eco-rijrapporten).
- Samenvatting: overzicht van de voertuiggegevens voor de geselecteerde dag.
- Alle registraties bekijken: tabel met alle registraties van het voertuig, met de mogelijkheid om een positie te bekijken in Google Maps. Het is mogelijk om een ander voertuig of datum te selecteren.
Gegevens kunnen geëxporteerd worden in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.2.2 Samenvatting rapport per voertuig
Door een voertuig en een periode te selecteren, wordt een rapport gegenereerd met dagelijkse totalen van de ritten.
Via de kolom Acties 
kan het gedetailleerde dagrapport worden geraadpleegd (zie 3.2.1 Dagelijks rapport per voertuig).
Snelle wissel van voertuig via het dropdownmenu.
- De tijdlijn toont per dag alle ritten en stationaire momenten (met Google Maps integratie).
- Eco-prestaties: eco-rijscore over de geselecteerde periode.
- Samenvatting: overzicht van de voertuiggegevens.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.2.3 Gedetailleerd rapport per voertuig
- Door een voertuig en een periode te selecteren, wordt een rapport gegenereerd met alle ritten per dag.
- Samenvatting: overzicht van de voertuiggegevens.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.3 Vloot rapporten
3.3.1 Dagelijkse volledige vloot rapport
- Rapport met het totaal van alle ritgegevens van voertuigen op een geselecteerde dag (standaard: vandaag). Via Acties kan het detailrapport per voertuig worden bekeken (zie 3.2.1 Dagrapport per voertuig). Selectie mogelijk per groep en datum.
- De tijdlijn toont alle ritten en stationaire momenten.
- Eco-prestaties: eco-rijscore van de volledige vloot.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.3.2 Gedetailleerd vloot rapport
Rapport met gecumuleerde ritgegevens van alle voertuigen over een geselecteerde periode. Selectie mogelijk per groep.
Via Acties kan het voertuigrapport worden geopend (zie 3.2.2 Samenvattend rapport per voertuig).
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.3.3 Gedetailleerd voertuig rapport
Door een datum te selecteren, wordt een rapport gegenereerd met alle ritten van alle voertuigen op die dag.
Snelle wijziging van datum mogelijk.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.4 Eco-rijrapporten (optioneel)
3.4.1 Vlootrapport
Rangschikking van voertuigen op basis van eco-score over een geselecteerde periode (standaard: huidige maand).
Klik op een voertuig om het detailrapport te openen.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.4.2 Voertuigrapport
Rapport met prestaties van een geselecteerd voertuig over een periode.
3.4.2.1 Eco-score
- Eco-scorebalk met resultaat
- Strafpunten: aantal negatieve rijgedragingen
- Snelheidsovertredingen: frequentie + maximale snelheid
- Stationair draaien: aantal periodes met draaiende motor
3.4.2.2 Historiek
Eco-score per dag vs gemiddelde score.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.4.3 Chauffeursrapport
Rapport met prestaties van een geselecteerde bestuurder over een periode.
3.5 Bestuurdersrapporten
3.5.1 Dagelijks rapport per bestuurder
- Rapport met alle ritten en stilstanden van een bestuurder.
- Inclusief tijdlijn en digitale signalen.
- Samenvatting beschikbaar.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.5.2 Samenvatting rapport per bestuurder
- Rapport met gecumuleerde ritgegevens over een periode. Selectie van bestuurder via dropdown.
- Tijdlijn en samenvatting inbegrepen.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.5.3 Prikklokrapport
Indien een prikklok aanwezig is, kan een tijdsregistratierapport worden gegenereerd.
Selecteer een prikklok en periode om een rapport te verkrijgen met:
- begin- en eindlocatie
- gepresteerde tijd
De registratie gebeurt via een Dallas-sleutel.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.5.4 Vloot prikklok rapport
Chronologisch overzicht van alle registraties binnen een periode.
Snelle wijziging van periode mogelijk.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.5.5 Aanwezigheidsrapport
Selecteer een bestuurder (optioneel) en een periode.
Het rapport toont per dag:
- begin en einde van de werkdag
- tijdstip en locatie
Gebaseerd op eerste en laatste registratie of laatste rit.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.6 Alarmen rapporten
3.6.1 Dagelijks alarmen rapport
Overzicht van alle alarmen van een voertuig of groep op een geselecteerde dag (zie 4.7 Alarmen beheren).
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
3.6.2 Rapport samenvatting alarmen
Overzicht van alle alarmen van de vloot over een periode.
Mogelijkheid om te filteren per voertuig of groep.
Export mogelijk in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
4. Instellingen
4.1 Profielbeheer
Beheer van uw gegevens: naam van de vloot, gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord wijzigen, enz.
4.2 Algemene instellingen
Alle instellingen die moeten worden ingevuld om een nauwkeurige en correcte opvolging van de voertuigen van een vloot mogelijk te maken.
4.2.1 Vlootlogo
Personalisatie van het platform met het logo van het bedrijf.
Bestand kiezen: selecteer het bestand / open het.
Het bestand moet een afbeeldingsformaat hebben (PNG, JPG, GIF) en mag niet groter zijn dan 4 MB.
4.2.2 Voertuig naam
Kies onder welke benaming de voertuigen in de verschillende overzichten verschijnen:
- ID: enkel de identificatie van het voertuig wordt weergegeven
- ID (merk + type): de identificatie van het voertuig met tussen haakjes het merk en model
- ID (kenteken): de identificatie van het voertuig met tussen haakjes de nummerplaat
- Kenteken: enkel de nummerplaat van het voertuig wordt weergegeven
- Kenteken (ID): de nummerplaat met tussen haakjes de identificatie
- Kenteken (merk + type): de nummerplaat met tussen haakjes het merk en model
- Merk + type (Identificatie): merk en model met tussen haakjes de identificatie
- Merk + type (kenteken): merk en model met tussen haakjes de nummerplaat
4.2.3 Kaart
Lijst van opties voor ritten en voertuigen die op de kaart verschijnen (zie 2. Kaart).
- Voertuigen per groep groeperen in de linker zijbalk
- Druk de naam van de bestuurder
- Kaart op volledig scherm
- Verberg padpositiepunten
- Label elke kaartmarkering standaard met een tijdstempel
- Standaard adressen weergeven bij het selecteren van een voertuig op de kaart
- Niet-geselecteerde voertuigen op de kaart verbergen
- Verkeer standaard op de kaart weergeven
4.2.4 Standaardpictogram
Selecteert het standaardicoon waarmee voertuigen op de kaart worden weergegeven.
4.2.5 Brandstof prijzen
Prijs van diesel, benzine, LPG en elektriciteit, in te vullen volgens de actuele waarde om de verbruikskosten in de rapporten te kunnen berekenen.
4.2.6 Alarmen
E-mailadressen waarnaar alarmen worden verzonden. Het is mogelijk meerdere e-mailadressen in te voeren, gescheiden door een puntkomma (;).
Om alarmen te ontvangen, moet toestemming worden gegeven om meldingen te ontvangen. Als dit geweigerd werd, kan deze keuze nog steeds aangepast worden via uw browser (meestal linksboven naast het adres).
4.2.7 Rapporten
- Trajecten: bepaalt de berekeningsbasis van een rit. Het begin en einde van de rit worden bepaald ofwel door het na-contactsignaal, ofwel door de eerste en laatste gedetecteerde beweging.
- Kosten: bepaalt de eenheid voor de kostenberekening, namelijk per kilometer of per uur. Deze parameter kan individueel per voertuig worden ingesteld (zie 4.3 Voertuigen beheren).
4.2.8 Home
- Startpagina selectie: bepaalt hoe voertuigen op de startpagina worden weergegeven:
- ofwel in lijstvorm met voertuigen, hun posities, hun status, enz.
- ofwel op een kaart waarop hun positie wordt weergegeven
- Sortering: keuze van de volgorde waarin voertuigen verschijnen: standaard, op identificatie, op nummerplaat.
4.2.9 Uitgavenbeheer
Een e-mail ontvangen telkens wanneer een bestuurder een uitgave toevoegt of bijwerkt.
4.3 Voertuigen beheren
Lijst van de voertuigen van de vloot. Door op de kop van een kolom te klikken, wordt de tabel opnieuw gesorteerd volgens de aangeklikte gegevens.
Deze gegevens kunnen worden geëxporteerd in .XLSX-formaat.
4.3.1 Voertuigfiche
In de lijst van voertuigen opent u via het wijzigingsicoon () de voertuigfiche, die uit meerdere tabbladen bestaat:
- Wagen: toont een samenvatting van de voertuiggegevens. Met de knop Bewerken onderaan de pagina kunt u de voertuiggegevens aanpassen (nummerplaat, verbruik, kosten, groep, enz.)
- Onderhoud: beheer van het voertuigonderhoud, met mogelijkheid om onderhoud te plannen of uitgevoerd onderhoud toe te voegen (zie 4.8 Onderhoud beheren)
- Kosten: uitgaven voor het voertuig toevoegen of raadplegen (zie 4.9 Kosten beheren)
- Files: documenten van het voertuig bekijken en uploaden (bv. inschrijvingsbewijs, verzekeringskaart, enz.)
- Alarmen: alarmen voor het voertuig aanmaken (zie 4.7 Alarmen beheren)
4.3.2 Groepswijzigingen
Rechtsboven boven de lijst bevindt zich een knop Groepswijzigingen, waarmee wijzigingen in één keer op meerdere voertuigen kunnen worden toegepast:
- vink de gegevens aan die u wilt wijzigen
- voer de nieuwe waarden in
- vink onderaan de voertuigen aan waarop deze wijzigingen moeten worden toegepast
- klik vervolgens op de knop Bewerken onderaan de pagina
4.3.3 Groepen
Rechts van de voertuigenlijst bevindt zich de lijst van voertuiggroepen. Door op de knop Groep bijvoegen te klikken, verschijnt een formulier waarin de naam van de groep en eventueel een bovenliggende groep moeten worden ingevuld.
Een groep aan een voertuig toewijzen gebeurt via de voertuigfiche (zie 4.3.1 Voertuigfiche).
Als een voertuig gekoppeld is aan een subgroep en men filtert op basis van de hoofdgroep waartoe deze subgroep behoort, dan worden alle voertuigen van de subgroep weergegeven.
4.4 Bestuurders beheren
Lijst van bestuurders.
Per bestuurder is het mogelijk om:
-
te bewerken;
-
te verwijderen: -
bestanden te bekijken; -
de kalender te raadplegen (zie 4.4.3 Kalender)
4.4.1 Een bestuurder toevoegen
Bovenaan de lijst van bestuurders klikt u op de knop Bestuurder bijvoegen. Vul de verschillende velden in om een bestuurder aan te maken.
Als uw voertuigen uitgerust zijn met een bestuurdersidentificatiesysteem, is het belangrijk om het veld Dallas code correct in te vullen met het sleutelnummer dat op de chip staat. Let erop dat u het volledige nummer overneemt. Dit bestaat uit 16 tekens, tussen 0 en 9 en A tot F. De eerste twee tekens staan linksboven in de lange tekenreeks en de laatste twee rechtsboven. In het onderstaande voorbeeld is het sleutelnummer: B6000009E4E35B01.
4.4.2 Bestuurdersfiche
Vanuit de lijst opent u via het icoon Bestuurder bewerken () de bestuurdersfiche met de volgende tabbladen:
- Bestuurder: toont een samenvatting van de contactgegevens van de bestuurder. Om deze te wijzigen, klikt u op Bewerken onderaan de pagina. Dit leidt naar hetzelfde formulier als voor het aanmaken van een bestuurder (zie 4.4.1 Een bestuurder toevoegen). De knop Bekijk de kalender leidt naar de afwezigheidskalender, gefilterd op de gekozen bestuurder (zie 4.4.3 Kalender)
- Herinneringen: herinneringen aanmaken of raadplegen
- Kosten: uitgaven met betrekking tot de bestuurder toevoegen of raadplegen (met mogelijkheid om een bestand of foto toe te voegen)
- Files: bestanden van de bestuurder toevoegen of raadplegen (rijbewijs, identiteitskaart, enz.)
4.4.3 Kalender
Deze kalender bevat de onbeschikbaarheden van de verschillende bestuurders.
Vanuit de rechterkolom is het mogelijk om:
- te filteren per bestuurder
- een gebeurtenis toe te voegen
- de types onbeschikbaarheid te wijzigen
Door rechtstreeks op een onbeschikbaarheid in de kalender te klikken, kunt u deze bewerken, verwijderen of exporteren naar uw Google-, Outlook- of andere kalender (via de rechterkolom).
4.5 Beacons beheren (optioneel)
Een beacon toevoegen: gelieve contact op te nemen met onze support om een nieuwe beacon toe te voegen: support@bizztrack.eu
Verbonden beacon: beacon die momenteel gedetecteerd wordt in of in de onmiddellijke nabijheid van één of meerdere voertuigen
Niet-verbonden beacon: beacon die niet aanwezig is in de voertuigen
Het is mogelijk om de naam van een beacon te wijzigen via Acties.
4.6 Geografische zones beheren
- Een zone toevoegen: vul de velden in om een nieuwe zone aan te maken.
- naam van de zone
- categorie van de zone: selecteer het type categorie
- adres zoeken: snel een adres terugvinden om een zone aan te maken
op de kaart, via het gereedschapspalet: mogelijkheid om een cirkel rond een specifiek punt te tekenen of een aangepaste vorm te maken
Let op dat de zone niet te klein wordt gemaakt, anders kan het voertuig mogelijk niet als aanwezig in de zone worden gedetecteerd. Voorbeeld: een voertuig dat geparkeerd staat in een relatief verre straat.
-
Coördinaten van de zone (optioneel).
-
Import van zones: laat toe om geografische zones per categorie in .CSV-formaat te importeren.
-
Een categorie aanmaken: een nieuwe categorie aanmaken.
-
Het is mogelijk om zones te filteren per categorie.
4.7 Alarmen beheren
Alarmen kunnen op 3 manieren worden beheerd:
- Alarmen beheren per vloot: alarmen die hier worden aangemaakt, zijn van toepassing op alle voertuigen
- Alarmen beheren per voertuigen groep: alarmen die hier worden aangemaakt, zijn van toepassing op alle voertuigen van de gekozen groep
- Alarmen beheren per voertuig: alarmen die hier worden aangemaakt, zijn alleen van toepassing op het gekozen voertuig
Door op het icoon Alarmen beheren (
) van het gewenste element te klikken, krijgt u toegang tot de lijst van reeds geconfigureerde alarmen en de mogelijkheid om een alarm toe te voegen.
4.7.1 Een alarm wijzigen
Een alarm wijzigen via de knop geeft toegang tot bijkomende parameters:
- Verzending
- Elke keer triggeren: standaard worden sommige alarmen slechts één keer per dag geactiveerd. Door dit vakje aan te vinken, wordt het alarm geactiveerd telkens wanneer de gebeurtenis zich voordoet
- E-mail adres: standaard worden alarmen verzonden naar het e-mailadres dat in de algemene instellingen is opgegeven (zie 4.2.6 Alarmen). Een e-mailadres dat hier wordt ingevoerd, overschrijft enkel voor dit alarm de adressen uit de algemene instellingen. Het is mogelijk meerdere e-mailadressen in te voeren, gescheiden door een puntkomma (;)
- Weekdagen: standaard worden alarmen elke dag geactiveerd, maar het is mogelijk enkel de dagen aan te vinken waarop het alarm actief moet zijn
- Vaste periode: alarmen hebben standaard geen einddatum en blijven actief totdat hier een periode wordt ingesteld
Vanuit de lijst van reeds geconfigureerde alarmen is het ook mogelijk om één of meerdere alarmen te kopiëren / over te dragen door het vakje van het gewenste alarm aan te vinken, vervolgens het bestemmingsvoertuig te kiezen en af te sluiten met de knop Kopiëren of Doorsturen.
4.7.2 Alarm bijvoegen
De lijst van beschikbare alarmen verschijnt hier. Configureer het alarm door eventuele parameters aan te passen (zone, uur, enz.) en klik vervolgens op de knop Bijvoegen.
U moet meldingen accepteren en/of een e-mailadres hebben ingevoerd om verwittigd te worden wanneer een alarm afgaat (zie 4.2.6 Alarmen).
4.8 Onderhoud beheren
4.8.1 Onderhoud plannen
Vul de verschillende velden van dit formulier in om verwittigd te worden over toekomstig onderhoud (technische keuring, onderhoudsbeurt, banden, enz.) van voertuigen.
Om verwittigd te kunnen worden, moet minstens één van de volgende velden ingevuld zijn:
- Datum
- Kilometerstand
- Gebruiksduur (u)
- én ook het overeenkomstige veld Verwittigen.
Indien meerdere van deze velden ingevuld zijn, zal de eerste drempel die bereikt wordt het onderhoudsalarm activeren.
Als het vakje Herhalen is aangevinkt, wordt het alarm met een vaste frequentie geactiveerd (om de x km / maanden / gebruiksuren).
Onderhoudswaarschuwingen worden per e-mail verzonden naar het adres dat is ingesteld voor het ontvangen van alarmen (zie 4.2.6 Alarmen).
4.8.2 Onderhoud uitvoeren
Er zijn twee manieren om uitgevoerd onderhoud te registreren:
-
via gepland onderhoud door op het actie-icoon Onderhoud voltooid te klikken -
of, als het om niet-gepland onderhoud gaat, via de knop Uitgevoerd onderhoud toevoegen bovenaan de pagina
In het formulier dat verschijnt, hoeft u enkel de verschillende velden in te vullen. Als het vakje Kost bijvoegen is aangevinkt, wordt automatisch een nieuwe post toegevoegd bij de uitgaven (zie 4.9 Kosten beheren).
4.8.3 Categorieën
Standaard zijn de categorieën Technische controle, Onderhoud, Banden en Andere beschikbaar voor onderhoud. Door op de knop Categorie creëren onder de lijst met categorieën rechts te klikken, kunt u een categorie naar keuze toevoegen door enkel de naam in te vullen (bijvoorbeeld: Carrosserie).
4.9 Kosten beheren
Maakt het mogelijk om verschillende uitgaven van een voertuig of bestuurder te registreren en vervolgens een uitgavenrapport te genereren over een geselecteerde periode.
Een uitgave toevoegen door op de knop te klikken en de verschillende velden in te vullen, zoals voertuig, bedrag, datum, omschrijving, enz.
Het is mogelijk om de zoekopdracht snel aan te passen door een groep, voertuig, bestuurder of andere periode te selecteren.
- Een uitgave toevoegen: vul de velden in om een nieuwe uitgave voor het geselecteerde voertuig aan te maken
- Mogelijkheid om te filteren per groep, voertuig, bestuurder, enz.
- Categorieën: een nieuwe uitgavencategorie aanmaken (bijvoorbeeld: onderhoud, banden, …)
Het is mogelijk om snel een voertuig te selecteren in het dropdownmenu rechts
Deze gegevens kunnen worden geëxporteerd in .PDF-, .XLSX- en .CSV-formaat.
4.10 Geplande rapporten
Maakt het mogelijk om een bestaand rapport per e-mail te ontvangen, volgens de gekozen frequentie.
Een rapport plannen:
- keuze van het type rapport (zie 3. Rapporten)
- keuze van frequentie en formaat
- voor de geselecteerde voertuigen / bestuurders / groepen
Voeg het of de e-mailadressen toe waarnaar het rapport moet worden verzonden.
4.11 Gebruikers beheren
Maakt het mogelijk om een nieuwe toegang tot het platform aan te maken.
Gebruikers bijvoegen:
- Vul de verschillende gegevensvelden in voor de nieuwe gebruiker;
- Vervaldatum: uiterste datum van toegang;
- Keuze van de groep of groepen waartoe de nieuwe gebruiker toegang krijgt;
- Keuze van de voertuigen waartoe de nieuwe gebruiker toegang krijgt;
- Keuze van de rechten en machtigingen die aan de nieuwe gebruiker worden toegekend.
Opgelet: als er geen voertuig of groep wordt geselecteerd, krijgt de gebruiker toegang tot alle voertuigen.
5. TachoSync
Als u nog steeds de Web Tacho-interface gebruikt, wordt u binnenkort geïnformeerd over de migratiedatum van uw gegevens naar de nieuwe TachoSync-interface.
Als uw vrachtwagens uitgerust zijn met een van onze units met tachograafuitlezing, heeft u normaal gezien een uitnodiging ontvangen voor het TachoSync-platform, waarmee u de planning en het downloaden van DDD-bestanden van uw vrachtwagens en chauffeurs kunt beheren.
5.1 Uw bedrijfskaart toevoegen
Indien dit nog niet gebeurd is, bestaat de eerste en belangrijkste stap uit het toevoegen van uw bedrijfskaart op het platform.
Begin met het downloaden van de kaartleessoftware. Ga hiervoor rechtsboven naar Instellingen en vervolgens naar Authentificatie van bedrijfskaart.
Klik in het venster dat opent op de knop Downloaden van de meest recente beschikbare versie.
Na het downloaden voert u het bestand uit en installeert u de software.
Als u eerder Web Tacho gebruikte, dient u eerst de software “Remote Card Reader Monitoring” van uw computer te verwijderen.
Verbind vervolgens uw bedrijfskaart met uw computer via een USB-kaartlezer.
Via de applicatie Company Card Authenticator zou u een kaartnummer moeten verkrijgen. Kopieer dit nummer.
Klik in het linkermenu op Bedrijven.
Klik vervolgens op de naam van uw bedrijf in de lijst.
Er opent zich een kolom aan de rechterzijde.
Scroll naar Bedrijfskaart en klik op de knop + Nieuw element toevoegen.
Plak in het veld Identificatienummer van de bedrijfskaart het nummer dat u via de software hebt verkregen.